Job Description

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InnovMarine grandit à nouveau ! Nous recherchons des talents supplémentaires pour faire avancer nos nombreux projets et accélérer notre croissance dans notre industrie.

Innovmarine est à la recherche d’un (e) Coordonnateur(trice), administration et ressources humaines qui désire participer activement à la croissance de l’entreprise et à l’implantation d’outils d’intelligence artificielle. Le ou la titulaire de ce nouveau poste collaborera étroitement avec le comité de direction à la réalisation de tous les projets reliés à l’administration, aux ressources humaines et à l’amélioration des processus internes.

Si vous recherchez un environnement dynamique où l’excellence dans le travail et le plaisir vont de pair et où vous êtes fier de faire une différence pour nos clients, ce poste est pour vous!

Ce poste permanent à distance est ouvert aux candidats résidant actuellement au Canada avec une autorisation de travail valide.

À propos du rôle :

Le ou la Coordonnateur(trice) est responsable de tous les processus administratifs de l’organisation (environ 60% du temps) et de gérer tous les processus/procédures ressources humaines (environ 40% du temps): dotation, formation, accueil des nouveaux employés et stagiaires, développement des politiques RH., support et conseils aux employés et gestionnaires. Une attention particulière est portée à la contribution au virage numérique et à l’adoption d’outils d’intelligence artificielle.

Tâches et responsabilités:

Volet Administration:

• Participer à l’organisation et notre participation à des évènements et réunions;
• Préparer les demandes de subventions;
• Entrer dans le système de paie les heures travaillées, les heures de vacances et les absences

Volet Ressources humaines:

• Réaliser et coordonner toutes les étapes du processus de dotation, allant de l’affichage des postes à l’accueil et l’intégration des nouveaux employés(es);
• Répondre aux questions des employé(e)s sur les politiques RH,les avantages sociaux et la paie;
• Accompagner et supporter les gestionnaires dans les différents processus RH.: recrutement, plan d’intégration, gestion de la performance etc.
• Développer, rédiger et mettre à jour les politiques ressources humaines;
• Participer activement au développement des communications internes tels: Bulletin (sujets, rédaction), mémos etc.
• Faire le suivi du dossier de la formation continue des employé(e)s (certifications, formations nécessaires).
• Gestion des stagiaires :
• Maintenir des relations avec les universités et collèges
• Effectuer le recrutement des stagiaires
• Préparer l’accueil et le départ des stagiaires
• Effectuer les processus d’ouverture et de mise à jour des dossiers d’employé(e)s dans le système ‘FOLKS’ et veiller à la protection et l’intégrité des données;
• Inscrire les employés au régime d’avantages sociaux et faire le suivi des dossiers d’invalidité avec l’assureur;
• Effectuer différents rapports, lettres et entrées de données relatifs à la fonction;
• Effectuer toute autres tâches connexes;

Transformation numérique et IA :

• Participer à l’adoption d’outils numériques, incluant des solutions IA.
• Identifier des cas d’usage pertinents pour améliorer l’efficacité des processus RH et admin.
• Collaborer avec la direction pour intégrer les outils IA dans les opérations quotidiennes.

Qualification et compétences recherchées :

• Détenir un DEC ou BAC en ressources humaines ou une combinaison d’expérience et de formation pertinente;
• 3 à 4 ans d’expérience en administration et ressources humaines dans un poste de généraliste;
• Expérience dans la gestion d’un cycle complet de recrutement;
• Intérêt et aisance à travailler avec les outils et les applications informatiques
• Bilingue, parlé et écrit (français et anglais)
• Capacité à être à 100% en télétravail;
• Autonomie, initiative et confidentialité
• Faire prevue de débrouillardise;
• Avoir une facilité à travailler en équipe et à communiquer autant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Faire preuve de professionnalisme et de discrétion;
• Être structuré dans la gestion du temps et des priorités;
• Démontrer un esprit d’analyse et faire preuve de jugement ;
• Rigueur et souci du détail.

Pourquoi vous joindre à nous?

• Nous sommes une organisation à taille humaine
• Vous ferez partie d’une équipe ou le développement des outils de l’intelligence artificielle est une priorité
• Vous aurez la chance de développer la fonction ressources humaines selon votre vision
• Vous travaillerez avec une équipe qui est 100% en télétravail (incluant vous)

Si vous vous reconnaissez, vous êtes celui que nous souhaitons avoir dans notre équipe !

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InnovMarine is growing again! We’re looking for additional talent to help drive our many projects forward and accelerate our growth in the industry.

InnovMarine is hiring a Human Resources and Administration Coordinator who wants to play an active role in the company’s growth and contribute to the implementation of artificial intelligence tools. The person in this new position will work closely with the leadership team on all projects related to administration, human resources, and internal process improvement.

If you're looking for a dynamic environment where excellence and enjoyment go hand in hand, and where you can take pride in making a real difference for our clients, this position is for you!

This is a permanent remote position open to candidates currently residing in Canada with valid work authorization.

About the Role

The Coordinator is responsible for all administrative processes within the organization (about 60% of the time) and manages all HR-related processes and procedures (about 40% of the time): staffing, training, onboarding of employees and interns, HR policy development, and providing support and advice to employees and managers. A particular emphasis is placed on contributing to digital transformation and the adoption of AI tools.

Main Responsibilities

Administration:

• Help organize and coordinate participation in events and meetings
• Prepare grant applications
• Enter hours worked, vacation time, and absences into the payroll system

Human Resources:

• Manage and coordinate the full recruitment cycle, from job posting to onboarding
• Respond to employee questions regarding HR policies, benefits, and payroll
• Support managers in various HR processes: recruitment, onboarding plans, performance management, etc.
• Develop, write, and update HR policies
• Actively contribute to internal communications (e.g. newsletters, memos)
• Track employee training and certifications

• Intern management:
• Maintain relationships with colleges and universities
• Handle intern recruitment
• Coordinate intern onboarding and departure
• Create and update employee files in the FOLKS system and ensure data integrity and confidentiality
• Enroll employees in benefit plans and follow up on disability claims with the insurer
• Produce reports, letters, and enter HR-related data
• Perform other related tasks

Digital Transformation & AI:

• Support the adoption of digital tools, including AI solutions
• Identify relevant use cases to improve HR and admin efficiency
• Work with leadership to integrate AI tools into daily operations

Qualifications and Skills

• College or university degree in Human Resources or a relevant combination of experience and education
• 3 to 4 years of experience in both administration and HR in a generalist role
• Full-cycle recruitment experience
• Strong interest and ease with digital tools and applications
• Bilingual (French and English, spoken and written)
• Ability to work 100% remotely
• Autonomy, initiative, and discretion
• Resourcefulness
• Strong communication skills (both written and verbal) and teamwork
• Professionalism and confidentiality
• Strong time and priority management skills
• Analytical thinking and sound judgment
• Precision and attention to detail

Why Join Us?

• We’re a human-sized organization
• You’ll be part of a team where AI tool development is a top priority
• You’ll have the opportunity to shape the HR function in your own vision
• You’ll work with a fully remote team (including yourself!)

If this sounds like you, then you’re the person we’re looking for!

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